La conservation de vos factures de vente et d’achat sous le format numérique doit respecter les règles édictées par le livre des procédures fiscales.
Les principaux points à respecter sont les suivants :
– la copie est conforme à l’original en image et en contenu ;
– les couleurs sont reproduites à l’identique ;
– chaque document scanné doit être conservé sous le format PDF ou format PDF A/3 ;
L’objectif est de garantir interopérabilité et la pérennisation des données grâce à un référentiel général de sécurité avec :
– un cachet serveur fondé ;
– une empreinte numérique ;
– une signature électronique fondée ;
Chaque fichier est obligatoirement horodaté pour obtenir un suivi.
La méthode de numérisation des factures papier est applicables aux factures papier émises depuis le 30 mars 2017 !
Une tolérance est faite aux factures antérieures
La facture numérique est-elle reconnue ?
OUI par l’administration fiscale, si votre facture scannée répond aux exigences de copie numérique actant le caractère identique à l’original.
Les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être numérisées en vue de leur conservation ou archivage et conservées pendant 6 ans (délai fiscal).
NON, L’URSSAF n’accepte pas les justificatifs de notes de frais dématérialisés, même si l’entreprise respecte les règles de constitution d’une copie numérique probante pour la DGFIP.
Savez-vous que les Entreprises sont obligées de transmettre à l’État Français des factures électroniques depuis le 1er janvier 2019 !
PASS Conseils vous accompagne dans la mise en place de votre process de numérisation.
De nombreux autres documents peuvent être numérisés : profitez de notre expertise pour réaliser votre transition numérique en prenant rendez-vous avec nos équipes !